PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE LAS EMPRESAS: ADM. PROYECTOS

ADM. PROYECTOS

Administración de Proyectos

La administración de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de Proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del Proyecto de miles de dolares.
La mayoría de los Proyectos comparten actividades comunes, como la división del Proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales del Proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.

Microsoft Project (MSP) es un programa de la suite de Microsoft Office, siendo la version 2007 la mas reciente.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

Microsoft Project (MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Microsoft Project 2007 ofrece unas sólidas herramientas de administración de proyectos con la dosis adecuada de funcionalidad, potencial y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podrá mantenerse informado y controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, mantener la sintonía entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la integración con los conocidos programas del sistema Microsoft Office, las eficaces opciones de elaboración de informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles.

Me he encontrado este articulo de Sentido Web y tomado la libertad de copiarlo en esta bitacora. Espero que no se moleste, pero me parece una informacion muy interesante y de utilidad para al menos algunos de nosotros (por nuestro Perfil).

Un buen proyecto necesita de una buena gestión para que se lleve a cabo con eficiencia. Para que la gestión sea más sencilla existen unas aplicaciones que nos ayudarán a llevar a cabo esta labor.

Esta entrada viene a cuento porque un amigo estaba buscando una aplicación que le facilitará la organización de su tiempo y tareas, algo parecido a llevar un proyecto, y ante la posibilidad de instalarse el MS Project, le he buscado una serie de aplicaciones gratuitas u open source, ante todo que tengan gráfica de tareas.

Open Workbench: aplicación de escritorio para Windows con la que se puede planificar proyectos, programarlos, administrar recursos, revisar los proyectos.

Gantt Project: también de escritorio, desarrollada en Java, nos permite dividir nuestro proyecto en un árbol de tareas y asignar recursos humanos a cada una de ellas, establecer dependencias entre tareas, generar informes PDF y HTML, intercambiar datos con MS Project y hojas de cálculo. dotProject: aplicación web desarrollado en PHP y MySQL, permite la administración de usuarios, sistemas de tickets por email, administración de clientes y empresas, listado de proyectos, listado de tareas, lista de contactos, calendario y mucho más. KPlato: aplicación de escritorio para KDE del proyecto K Office, permite visualizar recursos, cuentas, tareas y mucho más. TaskJuggler: aplicación de escritorio para Linux que nos permite administrar tareas, recursos y costes, resuelve conflicto de tareas, informes con todo los datos que necesitas, plantillas desde las que empezar, número ilimitado de escenarios y análisis de riesgos entre otras cosas.

Planner es un programa de gestión de proyectos (planificación, temporización y seguimiento), que permite definir tareas y subtareas, recursos y grupos de recursos, dependencias, mostrar el camino crítico, diagramas Gantt, etc.
Antes de instalar Planner, se necesita tener instalado GTK+. (Puedes descargar GTK+ desde).

Esta herramienta de administración de Proyectos eficaz y flexible se puede utilizar para controlar Proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

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GERENCIA EMPRESARIAL

El proceso de planificación.

El término de planificación ha ido cambiando a lo largo de las últimas décadas y en la actualidad todavía existe una gran confusión del verdadero alcance y significado del término planificación. Esta confusión viene determinada por la rápida evolución que ha sufrido la administración de la empresa, y en cambio por la lenta modificación de los conceptos, como puede ser el de planificación.
Desde siempre se ha considerado a la planificación como la preocupación de prever el futuro y la forma que tiene la empresa para integrase en la evolución del entorno. Tradicionalmente, planificar suponía fijar los objetivos y establecer las acciones necesarias para poder alcanzar dichos objetivos. Acciones que se establecen tanto a nivel global de la empresa como a nivel de cada uno de los departamentos o funciones de la empresa.
Sin embargo, dentro de la dirección de la dirección estratégica planificación se entiende en su sentido estricto, es decir, como simple elaboración de planes. La planificación se considera únicamente en la fase de implementación para hacer posible la estrategia formulada. Para que la estrategia formulada cumpla su razón de ser se hace imprescindible establecer acciones y dotar a la empresa de los recursos necesarios para conseguir los objetivos marcados, por lo tanto, en su sentido estricto podemos decir que la planificación simplemente proporciona los instrumentos necesarios para poder determinar ¿quiénes?, ¿cuándo? Y ¿de que manera? Se debe ejecutar la estrategia elegida. Un plan por tanto se define como un método detallado con anticipación para hacer o realizar alguna acción.
Las características que en la actualidad tiene la planificación son:

Esta referida la planificación al futuro.
La planificación debe determinar las acciones a realizar.
Para que la planificación sea efectiva debe haber un seguimiento de la empresa.

Los planes se elaboran a largo plazo. Estos planes se desarrollan a medio plazo mediante programas. La traducción financiera de los programas se denomina presupuestos. Los presupuestos normalmente se refieren a un año (C/P).

PLAN (L/P)
PROGRAMAS (M/P)
PRESUPUESTOS (C/P)

Lo importante del sistema de planificación es que sea lo más concreto posible y que esté lo suficientemente detallado para que sea fácil ejecutar las acciones que en dicho plan se establecen, es decir, en un plan no se deberá decir debemos obtener mejor calidad sino detallar las acciones que han de realizar lo más detallado posible para que en su ejecución sea fácil.
La planificación no tendría sentido sin su sistema de control, mediante el control se verifica si los objetivos se están cumpliendo y se establecen las acciones correctoras en el caso de que los objetivos no se estén cumpliendo. La íntima relación que existe entre planificación y control es lo que ha dado lugar a los sistemas de planificación-control.

OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS

Podemos definir los objetivos de la empresa: funciones y características como los resultados que se desean alcanzar o como los fines hacia los cuales se dirige su comportamiento una organización o empresa.
También lo podemos definir como la posición preconcebida o planificada que se desea alcanzar. Para comprender mejor lo que son los objetivos de la empresa vamos a ver cuales son sus funciones.
FUNCIONES

Los objetivos de la empresa sirven para guiar y coordinar las acciones en el seno de la empresa.
Proporcionar una base de evaluación y control de los resultados.
Motivación a los empleados.
Transmitir al exterior las intenciones de la empresa en busca de apoyos e imagen.

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos deben ser claros y específicos, para que los miembros de la organización entiendan perfectamente donde quiere ir la empresa y lo que se espera de ellos, y de esta forma los objetivos servirán de guía y de motivación.
Los objetivos deben ser reales, ya que unos objetivos inalcanzables desanimarían, y unos objetivos fáciles de alcanzar no servirían de movilización de esfuerzos.
Los objetivos deben ser medibles para poder apreciar perfectamente cual es la diferencia a cubrir y que se tiene que hacer para cubrir esa diferencia.

Además, un objetivo medible es más fácilmente controlable.

2 TIPOS DE OBJETIVOS:

Cerrados à En los que se define la variable (ej crecimiento), la cantidad (ej incrementar un 5%) y el plazo.
Abiertos à Sólo se fija la variable, sin determinar ni cantidad ni plazo.

Misión, objetivos generales y objetivos operativos.

El sistema de objetivos de la empresa es el primer paso en el proceso de administración. Está íntimamente relacionado con la estructura organizativa de la empresa, y viene condicionada por el tipo de entorno en el que la empresa opera, así como por el ámbito interno de la propia empresa.

El sistema de objetivos ha de concretarse en los distintos niveles que existen en la empresa:
Distintos Niveles de Objetivos:

El nivel de misión o fin de la empresa. En este nivel se trata de definir las aspiraciones generales de la empresa, es decir, su papel en la sociedad, su filosofía con respecto a trabajadores, clientes y proveedores. Por lo tanto la misión de la empresa es el resultado del sistema de valores y de las creencias imperantes en la empresa, que son el resultado de su historia y heredados de sus fundadores (ej. realizar un producto de alta calidad con precios justos y salarios justos y utilizando clientes y proveedores adecuados)
Los objetivos generales. Deben expresar las metas que se propone alcanzar la empresa a nivel global y a largo plazo. Deben estar subordinados a la misión de la empresa, pro su concreción se realizará según la situación actual del entorno, y según también la situación actual e interna de la empresa.
Los objetivos operativos. Son los que se fijan en todos los niveles de decisión de la empresa. Los objetivos operativos son los que ayudan a conseguir los objetivos generales, por lo tanto tienen que estar subordinados a ellos y deben posibilitar su ejecución.

Al formular los objetivos generales y al fijar los objetivos operativos nos podemos encontrar que no es posible conseguir dos o más objetivos a la vez. Esto ocurre cuando los objetivos entran en conflicto. Si la empresa fija más de un objetivo (A y B) nos podemos encontrar con las siguientes situaciones:

Al optimizar el objetivo A, optimizamos también el B, en este caso hablamos de objetivos complementarios, es decir, que son compatibles y no entran en conflicto. (Ej: calidad y productividad)
A medida que se optimiza el objetivo A disminuye la realización del objetivo B. Esto se debe a que los objetivos entran en conflicto porque se realización simultanea no es posible.
En los objetivos A y B sean compatibles hasta cierto nivel, y a partir de ese nivel entren en conflicto.

Cuando los objetivos entran en conflicto y la optimización conjunta es imposible el problema a resolver es como lograr el nivel de realización de todos los objetivos que sea satisfactoria. Esto se puede conseguir mediante la jerarquización de objetivos, es decir, estableciendo cuales de todos los objetivos que se marca la empresa son objetivos prioritarios y cuales se pueden considerar de 2º nivel.

Distintos enfoques sobre los objetivos empresariales.

Existe una larga polémica acerca de cual o cuales son los objetivos generales de la empresa. Existen distintas teorías que analizan el concepto de objetivo y que podemos agrupar en dos bloques.

Aquellas teorías que apoyan la existencia de un único objetivo.
Aquellas teorías que apoyan la existencia de múltiples objetivos.

Estas teorías han evolucionado de forma paralela a la concepción que se tiene de la empresa o empresario. Son teorías que surgen sobre las distintas teorías de empresas y empresario.

Hasta los años 40 se consideraba que el único objetivo de la empresa era la maximización del beneficio. De esta idea es responsable la teoría de la firma. Esta teoría ha recibido fuertes críticas:

En primer lugar debido a la dificultad de definir y de estimar el beneficio.
Otro problema es el concepto maximización.
Ya no refleja la realidad actual de la empresa moderna en la que hay una separación entre la propiedad y el control de la empresa. Como los intereses de los propietarios no coinciden con los intereses de los directivo actualmente las empresas ya no buscan la satisfacción de los intereses de los propietarios, que sería el beneficio, sino la satisfacción de los intereses de los directivos (toma las decisiones de la empresa en la actualidad).

Estas son las teorías directivistas, y que se relaciona con el concepto de GALBRAITH (tecno-estructura).

El objetivo de la empresa no es único, sino que la empresa tiene multitud de objetivos, ya que los objetivos de la empresa responden a la negociación entre los distintos componentes que tiene la empresa. Esta idea esta asociada a la teoría de los sistemas sociales.

La 2ª teoría que consideraba un único objetivo es la teoría directivista. Según estas teorías los objetivos de la empresa se fijan para favorecer los objetivos de los directivos. El objetivo será la maximización de las ventas, ya que normalmente la retribución de los directivos esta en función de las ventas.
Otros autores consideran que el objetivo de la empresa consiste en la maximización de un crecimiento equilibrado, lo que implica un crecimiento de ventas y también un crecimiento de las existencias de capital. Con ello se conseguiría satisfacer tanto los intereses de los directivos como los intereses de los propietarios de la empresa.

Según la escuela de los sistemas sociales, los objetivos no se fijan para satisfacer las preferencias de los propietarios o para satisfacer los intereses de los directivos, sino que los objetivos de una empresa se fijan atendiendo a los siguientes aspectos:

La empresa se considera como una coalición entre los distintos grupos que la integran (accionistas, trabajadores, directivos e incluso clientes y proveedores). Cada uno de estos grupos ostenta un determinado poder y tiene unos objetivos distintos. Cuando la empresa fija sus objetivos se establece una negociación entre estos distintos grupos y los objetivos de la empresa serán el resultado de la posición de poder de cada uno de estos grupos.
El principio de maximización. Este debe ser sustituido por el de satisfacción, ya que el individuo tiene una racionalidad limitada.

Tanto las teoría directivistas como las teorías sociales han recibido críticas desde posiciones neoclásicas, como desde posiciones marxistas. Ambas posiciones mantienen que el objetivo único que tiene la empresa es el de maximización de beneficios. En la actualidad y desde posiciones de la teoría de la organización se considera que la empresa tiene un conjunto de objetivos que se determinarán en función del tipo de estructura del poder que exista en la empresa pudiendo adoptar un proceso lógico y racional, o por el contrario ser un puro regateo político entre los distinto grupos integrantes de la empresa.
En general se considera como objetivo de la empresa la rentabilidad, la estabilidad de la empresa, la cuota de mercado, la calidad, la imagen, la satisfacción personal de los trabajadores, la de los clientes, del propietario, etc.

El proceso clásico de administración.

El proceso de administración desde una perspectiva clásico, también denominada funcional, se considera la administración como un proceso secuencial integrado por tres fases que a la vez son funciones. Estas fases o funciones que se han venido estudiando dentro del subsistema de la administración desde la época de Fayol (¿?), son los siguientes:

La planificación
La organización
El control
Planificar consiste en realizar una serie de decisiones de forma anticipada, tendentes a guiar a la empresa hacia un futuro deseado. Se trata de seleccionar los objetivos empresariales, determinar las estrategias y las políticas a seguir, y por último elegir los cursos de acción que permitan desarrollar los objetivos, estrategia y políticas en el tiempo marcado. Es en definitiva un proceso de decisión para establecer que hacer, cuando hacerlo y como hacerlo.
El objetivo de la organización es el establecimiento de una estructura de funciones a través de la determinación de las actividades necesarias para desarrollar las estrategias que nos permitan alcanzar los objetivos.

La organización se encarga de la dotación, estructuración y disposición de los medios materiales y humanos necesarios par desarrollar las estrategias que nos permitan alcanzar los objetivos.

El control es la función que nos permite comprobar o comparar el comportamiento que están realizando los responsables de la realización de la planificación, es decir, el control es sinónimo de verificación, y nos permite comparar el desempeño real con el esperado. Además, el control no separa en la simple verificación sino que activa la adopción de medidas correctoras tendentes a mantener a la empresa dentro de los límites que permita la consecución de los objetivos.

administracion publica

Administración Pública es un término de límites imprecisos que comprende el conjunto de organizaciones públicas que realizan la función administrativa y de gestión del Estado1 y de otros entes públicos con personalidad jurídica, ya sean de ámbito regional o local. Por su función, la Administración Pública pone en contacto directo a la ciudadanía con el poder político, satisfaciendo los intereses públicos de forma inmediata, por contraste con los poderes legislativo y judicial, que lo hacen de forma mediata.2 Se encuentra principalmente por el poder ejecutivo y los organismos que están en contacto permanente con el mismo.1 Por excepción, algunas dependencias del poder legislativo integran la noción de "Administración Pública" (como las empresas estatales), a la vez que pueden existir juegos de "Administración General" en los otros cuatro poderes o en organismos estatales que pueden depender de alguno.3 La noción alcanza a los maestros y demás trabajadores de la educación pública, así como a los profesionales de los centros estatales de salud, a la policía y a las fuerzas armadas. Se discute, en cambio, si la integran los servicios públicos prestados por organizaciones privadas con habilitación del Estado. El concepto no alcanza a las entidades estatales que realizan la función legislativa ni la función judicial del Estado.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa. Es decir, su tamaño, ya que esto implica que cantidad de planes y actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores.
Ha de destacarse que el presupuesto refleja el resultado obtenido de la aplicación de los planes estratégicos, es de considerarse que es fundamental conocer y ejecutar correctamente los objetivos para poder lograr las metas trazadas por las empresas.
También es importante señalar que la empresa debe precisar con exactitud y cuidado la misión que se va regir la empresa, la misión es fundamental, ya que esta representa las funciones operativas que va ha ejecutar en el mercado y va ha suministrar a los consumidores.

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